監(jiān)理公文編寫中的常識性錯(cuò)誤與分析

 張良寬 韓智超 整理

監(jiān)理公文是監(jiān)理檔案資料不可或缺的一部分，它記錄了監(jiān)理的關(guān)鍵過程、點(diǎn)滴細(xì)節(jié)。監(jiān)理公文的準(zhǔn)確性和文件質(zhì)量代表的是監(jiān)理工作的公正性、嚴(yán)肅性和權(quán)威性，代表的是監(jiān)理機(jī)構(gòu)的工作質(zhì)量，代表的是監(jiān)理單位的整體實(shí)力，所以監(jiān)理人員要重視并掌握這項(xiàng)技能。

一名合格的監(jiān)理人員應(yīng)具備多項(xiàng)能力，包括專業(yè)知識能力、管理協(xié)調(diào)能力、應(yīng)急處置能力、風(fēng)險(xiǎn)防控能力、學(xué)習(xí)更快能力、心理知識能力、思想工作能力、法律知識能力和公文寫作能力等等。其中，監(jiān)理公文寫作是監(jiān)理人員最基本、最常用、最應(yīng)該掌握的一項(xiàng)技能。因?yàn)椋谌粘１O(jiān)理工作中，大量的工作都是圍繞著監(jiān)理公文來開展的，都是靠監(jiān)理公文上傳下達(dá)、貫徹落實(shí)的。實(shí)踐中，往往很多監(jiān)理人員并不具備這項(xiàng)能力，不能正確理解建設(shè)相關(guān)各方的關(guān)系，不能正確選用公文文種，不能準(zhǔn)確起草文件、傳達(dá)意圖，這給監(jiān)理工作也帶來了許多不必要的麻煩。

監(jiān)理公文是指在監(jiān)理工作過程中，由監(jiān)理工程師起草的、使用監(jiān)理機(jī)構(gòu)或監(jiān)理單位紅頭文件打印的、因履行監(jiān)理職能向相關(guān)各方表達(dá)監(jiān)理主要意圖的、較為正式的、具有特定效力和規(guī)范體式的文書。監(jiān)理公文是監(jiān)理檔案資料不可或缺的一部分，它記錄了監(jiān)理的關(guān)鍵過程、點(diǎn)滴細(xì)節(jié)。監(jiān)理公文的準(zhǔn)確性和文件質(zhì)量代表的是監(jiān)理工作的公正性、嚴(yán)肅性和權(quán)威性，代表的是監(jiān)理機(jī)構(gòu)的工作質(zhì)量，代表的是監(jiān)理單位的整體實(shí)力，所以監(jiān)理人員要重視并掌握這項(xiàng)技能。筆者結(jié)合從事的工作崗位，接觸到了許多不準(zhǔn)確、不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋O(jiān)理公文，今從黨政機(jī)關(guān)公文寫作和監(jiān)理工作的雙重角度，談?wù)勛约旱挠^點(diǎn)和看法，僅供監(jiān)理同仁參考。

一、監(jiān)理與相關(guān)各方之間的關(guān)系

國家標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB/T50319-2013）中作出了明確規(guī)定：工程監(jiān)理單位受建設(shè)單位委托，根據(jù)法律法規(guī)、工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、勘察設(shè)計(jì)文件及合同，在施工階段對建設(shè)工程質(zhì)量、進(jìn)度、造價(jià)進(jìn)行控制，對合同、信息進(jìn)行管理，對工程建設(shè)相關(guān)方的關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)，并履行建設(shè)工程安全生產(chǎn)管理法定職責(zé)的服務(wù)活動(dòng)。同時(shí)指出了監(jiān)理單位應(yīng)公平、獨(dú)立、誠信、科學(xué)地開展監(jiān)理工作。

從中我們可以理解出：

1、工程監(jiān)理的性質(zhì)是服務(wù)性、科學(xué)性、獨(dú)立性和公正性。

2、監(jiān)理工作的前提是接受建設(shè)單位的委托，雙方訂立委托監(jiān)理合同，合同是監(jiān)理工作開展的依據(jù)之一。所以監(jiān)理單位與建設(shè)單位之間是一種委托與被委托的合同約束關(guān)系。

建設(shè)單位通過授權(quán)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，通過發(fā)布監(jiān)理招標(biāo)公告、資格預(yù)審、開標(biāo)、評標(biāo)、確定中標(biāo)候選人等一系列程序，最終選定社會(huì)上獨(dú)立的監(jiān)理單位，代表建設(shè)單位對施工現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督管理。按照國家現(xiàn)行政策，建設(shè)單位投資建設(shè)的工程項(xiàng)目，與建設(shè)單位有直接隸屬關(guān)系的監(jiān)理單位是應(yīng)該回避、不能參加投標(biāo)的。所以，嚴(yán)格意義來講，監(jiān)理單位與建設(shè)單位之間是無隸屬關(guān)系的。

3、監(jiān)理單位和施工單位（承建單位）之間并無合同關(guān)系，也不存在隸屬關(guān)系，是一種監(jiān)理與被監(jiān)理的關(guān)系。

4、建設(shè)單位和施工單位（承建單位）之間存在合同約束關(guān)系。嚴(yán)格意義來講，也不能存在隸屬關(guān)系。建設(shè)單位與施工單位（承建單位）之間與建設(shè)工程施工合同有關(guān)的聯(lián)系活動(dòng)應(yīng)通過監(jiān)理單位進(jìn)行。

5、監(jiān)理單位與勘察、設(shè)計(jì)單位間的關(guān)系是協(xié)作關(guān)系，并無合同關(guān)系。嚴(yán)格意義來講，也不能存在隸屬關(guān)系。

6、監(jiān)理單位與安全、質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)是監(jiān)督與被監(jiān)督的關(guān)系。安全質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)代表的是建設(shè)主管部門，監(jiān)理單位應(yīng)接受其監(jiān)督。

二、監(jiān)理中常用錯(cuò)的幾種公文文種辨析

通過工地檢查和調(diào)研，筆者發(fā)現(xiàn);監(jiān)理單位、監(jiān)理機(jī)構(gòu)編印了很多不準(zhǔn)確的公文，也包括部分建設(shè)單位下發(fā)的公文，直接影響了建設(shè)監(jiān)理執(zhí)業(yè)行為的嚴(yán)肅性。究其原因，主要有以下兩點(diǎn)：

1、建設(shè)單位人員不了解國家黨政公文條例及標(biāo)準(zhǔn)格式。建設(shè)單位在組建項(xiàng)目辦時(shí)往往是從各省、市、縣交通建設(shè)主管部門臨時(shí)抽調(diào)業(yè)務(wù)骨干。這些人熟悉土木工程專業(yè)知識，但并不了解、熟悉黨政機(jī)關(guān)公文條例及格式，平時(shí)由于職業(yè)原因很少起草公文。這類人在此方面存在著知識“盲區(qū)”，有可能在公文往來過程中選用了錯(cuò)誤的文種，編印了錯(cuò)誤的公文，有些建設(shè)單位甚至要求監(jiān)理單位也按其所要求的公文編印格式上報(bào)材料。

2、監(jiān)理單位、監(jiān)理機(jī)構(gòu)往往忽視對監(jiān)理人員進(jìn)行公文知識方面的培訓(xùn)。很多監(jiān)理單位、監(jiān)理機(jī)構(gòu)只看重專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)、職業(yè)道德培訓(xùn)，忽視了對監(jiān)理人員其他方面的培訓(xùn)，導(dǎo)致很多監(jiān)理人員不想起草文件、不會(huì)起草文件、勉強(qiáng)起草的文件問題多多等。

2012年4月16日，中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》(以下簡稱新《條例》)，并于2012年7月1日實(shí)施。其中，新《條例》規(guī)定了決議、決定、命令、公報(bào)、公告、通告、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要等15種公文文種。我們較常用的是通知、報(bào)告、請示、函、通報(bào)、紀(jì)要等6種文種。下面，筆者對幾種常用錯(cuò)的公文文種進(jìn)行簡要辨析。

（1）“通知”。新《條例》定義為：“適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文”?？梢钥闯?，“通知”類公文通常是下行文或平行文，是指示、要求下級機(jī)關(guān)要辦的事情。只有在轉(zhuǎn)發(fā)平行關(guān)系單位的文件時(shí)，才是平行文。嚴(yán)格來講，由于監(jiān)理單位與建設(shè)單位、施工單位之間不能存在隸屬關(guān)系，所以監(jiān)理單位與建設(shè)單位、施工單位之間公文往來中，一般不應(yīng)出現(xiàn)“通知”類公文。目前有些工程項(xiàng)目中存在著兩級監(jiān)理機(jī)構(gòu)模式，總監(jiān)辦與某一駐地辦有可能出自同一監(jiān)理單位，為統(tǒng)一起見，總監(jiān)辦與所轄駐地辦之間公文往來最好也不要出現(xiàn)“通知”類公文。監(jiān)理機(jī)構(gòu)部署工作、下達(dá)要求時(shí)，可用“監(jiān)理工作提示”、“監(jiān)理工作指令”或其他專業(yè)術(shù)語名詞等。國標(biāo)《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB/T50319-2013）附表中的“監(jiān)理工程師通知單”的叫法，筆者認(rèn)為是不準(zhǔn)確、不嚴(yán)謹(jǐn)、不科學(xué)的，希望在修訂中能夠引起重視。工作中常見到的錯(cuò)誤有：“關(guān)于約見××監(jiān)理公司法人代表的通知”、“關(guān)于啟用××總監(jiān)辦公章的通知”等。

需引起注意的是，對于召開第一次工地會(huì)議，新版《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》規(guī)定：“工程項(xiàng)目開工前，監(jiān)理人員應(yīng)參加由建設(shè)單位主持召開的第一次工地會(huì)議?！苯ㄔO(shè)單位編印會(huì)議文件時(shí)，使用“函”較為準(zhǔn)確，即 “關(guān)于召開第一次工地會(huì)議的函”，函告相關(guān)各方有關(guān)會(huì)議事項(xiàng)。行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《公路工程施工監(jiān)理規(guī)范》中規(guī)定，應(yīng)由總監(jiān)理工程師主持召開第一次工地會(huì)議?？偙O(jiān)辦也應(yīng)函告各方有關(guān)會(huì)議事項(xiàng)。

（2）“報(bào)告”與“請示”。兩者都是上行文，是用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、請求指示批準(zhǔn)某一事項(xiàng)，和上級機(jī)關(guān)有著直接的隸屬關(guān)系。所以，監(jiān)理單位、監(jiān)理機(jī)構(gòu)與建設(shè)單位之間往來的公文，一般不出現(xiàn)“報(bào)告”與“請示”文種。工作中常見到的錯(cuò)誤有：“關(guān)于支付延期監(jiān)理費(fèi)的請示”、“關(guān)于組建××總監(jiān)辦的報(bào)告”、“關(guān)于任命××總監(jiān)理工程師的報(bào)告”等。

（3）“函”。 新《條例》定義為：“適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)”?！昂鳖惞氖褂玫那疤崾恰安幌嚯`屬”。既然不相隸屬，可以上行、平行、下行，所以“函”使用較為靈活、普遍?！昂笨梢苑譃椤吧糖⒑?、“問答函”、“請批函”、“告知函”四大類。需要強(qiáng)調(diào)的是，“不相隸屬”包括兩層意思：一是同一組織系統(tǒng)內(nèi)的同層級機(jī)構(gòu)，如市財(cái)政局與市教育局；企業(yè)內(nèi)各部門之間，如工程管理部與經(jīng)營投標(biāo)部。二是不屬于同一組織系統(tǒng)，如市人民政府與省人民政府辦公廳、市環(huán)保局與××大學(xué)。所以，監(jiān)理單位、監(jiān)理機(jī)構(gòu)與建設(shè)單位、施工單位之間一般多用“函”來傳遞公文、表達(dá)意圖。但需要注意的是，即使是向建設(shè)單位請求批準(zhǔn)某一事項(xiàng)也應(yīng)用“函”，建設(shè)單位回復(fù)應(yīng)用“復(fù)函”。如變更總監(jiān)理工程師的函、同意變更總監(jiān)理工程師的復(fù)函等。

此外，監(jiān)理協(xié)會(huì)、監(jiān)理單位和監(jiān)理工程師還要注意，新版國家《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》已經(jīng)取消了公文“主題詞”，以后編印監(jiān)理公文不需要再寫主題詞了。

三、監(jiān)理工作中常見“函”類公文典型用法舉例

1、商洽函

商洽函在監(jiān)理工作中，常用于向建設(shè)單位商量或處理有關(guān)事項(xiàng)時(shí)使用。在交通項(xiàng)目建設(shè)中，總監(jiān)理工程師主持召開第一次會(huì)議，應(yīng)將有關(guān)會(huì)議事項(xiàng)會(huì)前告知建設(shè)單位。為表正式，總監(jiān)辦可向建設(shè)單位發(fā)商請函，就有關(guān)會(huì)議事項(xiàng)達(dá)成一致意見。
    示例1：

關(guān)于商請第一次工地會(huì)議有關(guān)事項(xiàng)的函

××項(xiàng)目建設(shè)辦公室：

目前，項(xiàng)目監(jiān)理規(guī)劃及實(shí)施細(xì)則已編制完成，工程正式施工前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作已經(jīng)就緒，總監(jiān)辦擬定了會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容及其他事項(xiàng)（附后）。如無不妥，請轉(zhuǎn)告。

盼復(fù)。

2、告知函

告知函，也叫通報(bào)函，就是將監(jiān)理工作中的某一活動(dòng)、事項(xiàng)、情況告知對方，并不要求對方回復(fù)。實(shí)際上這類函與知照性通知類似，由于沒有隸屬關(guān)系，所以用“通知”不妥。常見的有：關(guān)于啟用公章的函、關(guān)于組建監(jiān)理機(jī)構(gòu)的函、關(guān)于約見法人代表的函等。

示例2：

關(guān)于組建××第二總監(jiān)辦的函

××項(xiàng)目建設(shè)辦公室：

我單位于×年×月×日與貴單位簽訂了委托工程監(jiān)理合同，按照監(jiān)理規(guī)范與監(jiān)理合同有關(guān)要求，我單位決定組建××第二總監(jiān)理工程辦公室，并任命×××擔(dān)任第二總監(jiān)辦總監(jiān)理工程師。進(jìn)場監(jiān)理人員員名單與分工附后，辦公、生活用房及辦公、生活設(shè)施，交通、通訊設(shè)施及測量儀器等到位情況附后。

從組建之日起，立即開展監(jiān)理工作，并協(xié)助貴單位完成施工準(zhǔn)備階段有關(guān)的征地、拆遷、勘察等有關(guān)工作。

特此函告

國標(biāo)中規(guī)定，監(jiān)理單位應(yīng)于委托監(jiān)理合同簽訂后十天內(nèi)將項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的組織形式、人員構(gòu)成及對總監(jiān)理工程師的任命書面通知建設(shè)單位。

示例3：

關(guān)于約見××監(jiān)理公司法人代表的函

××監(jiān)理公司：

由貴單位中標(biāo)組建的××駐地監(jiān)理工程師辦公室，經(jīng)我方多次檢查發(fā)現(xiàn)，監(jiān)理人員員投入不足，作風(fēng)漂浮，紀(jì)律渙散，不能認(rèn)真履行監(jiān)理職責(zé)，致使工程多處出現(xiàn)質(zhì)量問題，進(jìn)度嚴(yán)重滯后。我方多次要求催促整改，但截至目前問題依然存在。為此，我方約請××監(jiān)理公司法人代表，于×年×月×日×?xí)r到見×處報(bào)到，就有關(guān)問題做出承諾。在規(guī)定時(shí)間內(nèi)未按本函執(zhí)行的，我方將采取措施嚴(yán)肅處理。

特此函告。

3、請批函

請批函是監(jiān)理單位向建設(shè)單位請求批準(zhǔn)有關(guān)某一事項(xiàng)的函。因?yàn)楸O(jiān)理單位與建設(shè)單位不相隸屬，所以不能用“請示”文種。

常見的有：關(guān)于變更總監(jiān)理工程師的函，關(guān)于支付延期監(jiān)理費(fèi)的函等。

示例4：

關(guān)于變更××總監(jiān)理工程師的函

××項(xiàng)目建設(shè)辦公室：

受貴方委托，我公司對××實(shí)施監(jiān)理。因總監(jiān)理工程師×××工作調(diào)動(dòng)，為加強(qiáng)現(xiàn)場管理，協(xié)調(diào)各方關(guān)系，做好監(jiān)理工作，經(jīng)我公司研究決定，現(xiàn)將此項(xiàng)目總監(jiān)理工程師×××變更為×××同志，由×××同志在此項(xiàng)工程中履行總監(jiān)理工程師職責(zé)，相關(guān)證件附后。

請貴方予以支持，盼復(fù)。

與此“函”對應(yīng)的“復(fù)函”如下：

關(guān)于同意變更××總監(jiān)理工程師的復(fù)函

根據(jù)××工程變更制度的有關(guān)要求，由××監(jiān)理公司負(fù)責(zé)監(jiān)理的××，原總監(jiān)×××因工作調(diào)動(dòng)，變更為×××為此項(xiàng)目總監(jiān)理工程師。

經(jīng)審核，符合變更條件，同意變更，變更后的總監(jiān)在該工程竣工驗(yàn)收前，不得在其他項(xiàng)目任職。

示例5：

關(guān)于支付××監(jiān)理費(fèi)的函

××項(xiàng)目建設(shè)辦公室：

我公司接受貴方委托監(jiān)理的××工程。在監(jiān)理過程中，我公司嚴(yán)格履行監(jiān)理職責(zé)，認(rèn)真控制工程質(zhì)量、進(jìn)度，公正科學(xué)，廉潔自律，確保了工程如期順利交工。按照監(jiān)理合同約定，貴方應(yīng)支付剩余的監(jiān)理費(fèi)用：××××。

我方開戶銀行××××；賬號：××××。

請批準(zhǔn)，盼復(fù)。

附件：××委托監(jiān)理合同

四、結(jié) 語

綜上所述，監(jiān)理與相關(guān)各方溝通聯(lián)系時(shí)，編發(fā)“函”類公文較為科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確，希望能夠引起監(jiān)理人員的重視并進(jìn)行改正。監(jiān)理工作過程中來往的大量公文，體現(xiàn)的是監(jiān)理單位、監(jiān)理機(jī)構(gòu)的公正性、權(quán)威性，監(jiān)理人員應(yīng)通盤考慮，仔細(xì)思考，謹(jǐn)慎把握，選對文種，編對公文。監(jiān)理單位今后要重視對監(jiān)理人員公文寫作知識的培訓(xùn)，及時(shí)掌握新的公文條例格式，努力提高監(jiān)理人員自身素質(zhì)，加快實(shí)現(xiàn)監(jiān)理人員的職業(yè)化進(jìn)程。

                                      總工辦

                                      2015.2.3