招標文件是招標活動的基礎和指南針，對招標的成敗起著至關重要的作用。但是，招標文件的編制過程中，一些招標人只重視投標人資格的限定和評標方法的設置，往往忽視了一些重要的細節(jié)。招標文件細節(jié)上的失誤，輕則降低工作效率，重則導致招標失敗，甚至要賠償投標人損失。文章列舉了招標文件編制過程中容易忽略的一些細節(jié)，并提出了合理的處理方式，避免小細節(jié)產(chǎn)生大影響。
一、科學安排投標、開標地點
投標、開標地點的安排要便于投標人尋找。首先，地點描述要非常詳實，具體到接到門牌號、辦公樓編號、會議室編號。對于容易混淆的地址，例如投標城市有兩座名稱為商業(yè)街聯(lián)合辦公樓的地方，那么招標文件中就要增加附近標志性建筑物的描述。其次，可將開標地點的路線圖作為附件置于招標文件末尾，并告知在樓宇內(nèi)會設置導引指示牌，且安排專人指引投標單位快速找到開標、投標具體地點。
二、避免同一事項表述不一致
招標文件的商務部分與技術部分一般由不同人員編寫，應注意兩者之間的一致性，做好交叉校核，檢查各部分是否存在不協(xié)調(diào)、重復和矛盾的內(nèi)容。但是，一般招標文件都是經(jīng)過多次修改，難免產(chǎn)生對同一事項表述不一致的情況。例如，某工程招標文件技術規(guī)范中，要求合同履行期限是合同簽訂之日起12個月，而在投標人須知中，要求合同履行期限是合同簽訂之日起24個月。如此矛盾的說法，如果在開標前發(fā)現(xiàn)，可以通過修改招標文件予以彌補。如果在評標階段才被發(fā)現(xiàn)，會導致評標委員會無所適從。如果評標環(huán)節(jié)沒有發(fā)現(xiàn)，問題暴露在合同簽訂環(huán)節(jié)，會更加難以處理。
為了最大限度地避免說法不一致的問題發(fā)生，應盡量減少多處闡述統(tǒng)一事項，如果實在無法避免，可以全部指向同一處。例如，合同履行期限見投標人須知，這樣一旦修改了投標人須知中的合同履行期限，就等同于同時修改了招標文件中所有有關合同履行期限的說明。
對于規(guī)模較大的項目，招標文件內(nèi)容較多，多達百頁以上，由于多次修改，仍然可能出現(xiàn)同一事項說法不一致的情況，可以在投標人須知中明確招標文件內(nèi)容相互矛盾時的解釋順序?？紤]最大程度體現(xiàn)招標人的真實意思，可以參照如下說法——“招標文件中對同一事項說法不一致的，解釋優(yōu)先順序為招標公告、投標人須知、技術規(guī)格書、合同范本、評標標準。”
三、正確確定投標截止時間
《招標投標法》第二十八條規(guī)定，在招標文件要求提交投標文件的截止時間后送達的投標文件，招標人應當拒收。實踐中，臨近投標截止時間的幾分鐘遞交投標文件最容易產(chǎn)生爭議。有時投標人和招標人的計時存在誤差，招標人以超過投標截止時間為由拒收投標文件，而投標人認為開標室時鐘不準，要求招標人接受投標文件。出現(xiàn)這一情形的主要原因是多數(shù)開標室采用的是普通時鐘計時，該時鐘不能實時更新時間，無法與標準的北京時間保持完全一致。為了避免出現(xiàn)這一問題，可以通過互聯(lián)網(wǎng)計時代替普通時鐘計時。在開標前，招標人安排專人將開標室一臺電腦接入國家授時中心，實時自動更新顯示北京時間，并將時間畫面放大后投影在公共區(qū)域，便于相關人員查看。
招標文件中應載明上述計時方法，并明確“投標截止時間以國家授時中心發(fā)布的北京時間為準。對于截止時間后送達的投標文件，招標人一律拒收。”
四、制作好評審要素索引表
評標時間一般在半天至一天左右，評委往往無法在如此短的時間內(nèi)熟悉所有投標文件的全部內(nèi)容，尤其是投標單位較多的時候，即使根據(jù)投標文件目錄尋找評審需要的信息，也通常需要很長的時間，效率較低。如果遺漏掉一些重要信息，更是會對投標人產(chǎn)生不利、不公平的評審結果。一旦出現(xiàn)評標錯誤，會導致重新評標，甚至還會造成不必要的經(jīng)濟損失。為避免此種情況發(fā)生，應在招標文件中明確要求投標單位編制“評標索引表”，這樣評委在評標時就可以根據(jù)索引表迅速找到評審點，核對備注內(nèi)說明內(nèi)容，從而有效地提高工作效率和評審準確率。
招標文件可以在初步評審表和詳細評審表基礎上增加兩列作為索引表，即索引列和備注列，并舉例說明填寫方法，初步評審索引表（見表1）。
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表1 初步評審索引表
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序列
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評審內(nèi)容
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索引
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備注
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1
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投標函是否滿足招標文件要求
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第3頁
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按照招標文件格式編制，并加蓋了公章
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2
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投標保證金是否滿足招標文件要求
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第5頁
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按照投標人須知要求電匯了1萬元到招標文件指定賬號。有銀行回執(zhí)作為憑證
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3
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… …
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五、科學確定評標價格
從稅務角度來看，投標人的投標報價有含稅價和不含稅價，涉及的稅種是增值稅。增值稅發(fā)票分為增值稅專用發(fā)票和增值稅普通發(fā)票，開具增值稅專用發(fā)票的單位，應納稅額為當期銷項稅額抵扣當期進項稅額后的余額；而開具增值稅普通發(fā)票的單位，無法實現(xiàn)銷項稅額與進項稅額的抵扣。對于招標人來說，同一報價使用兩種發(fā)票結算，招標成本是不同的。所以，對于允許開具增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票均可結算的項目，招標文件應要求投標人報含稅價格和不含稅價格，并注明結算發(fā)票類型。開具增值稅專用發(fā)票結算的單位，以不含稅報價作為評標價；開具增值稅普通發(fā)票結算的單位，以含稅報價作為評標價。這樣既可以體現(xiàn)公平競爭，又能降低招標成本。
“天下大事必作于細”，這句話充分說明了細節(jié)的重要性。招標人應充分重視細節(jié)的處理，在招標實踐中不斷地總結、改進和完善，持續(xù)優(yōu)化招標文件，把控好招標活動的每個細節(jié)，使招標活動更加規(guī)范、高效。